AI를 활용해 이메일 업무 시간을 줄이는 방법
하루에도 수십 통의 이메일을 보내야 하는 직장인이라면
이메일 작성이 생각보다 많은 시간을 차지한다는 걸 알 것입니다.
특히 반복적인 이메일을 계속 작성하는 것은
비효율적일 뿐만 아니라 업무 집중력을 떨어뜨릴 수도 있습니다.
ChatGPT를 활용하면 이메일 작성 시간을 획기적으로 단축할 수 있습니다.
오늘은 ChatGPT를 활용해 이메일을 자동화하는 방법과 실전 활용법을 소개하겠습니다.
1. ChatGPT로 이메일 초안 작성하기
가장 기본적인 방법은 ChatGPT에게 이메일 초안을 요청하는 것입니다.
이메일 초안 요청 예시
"프로젝트 미팅 일정 조율 이메일을 작성해 줘"
ChatGPT는 상대방에게 정중하면서도 명확한 내용의 이메일을 빠르게 작성해 줍니다.
이제 이메일 작성 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.
활용 팁:
필요에 따라 이메일의 어조를 변경할 수도 있습니다.
"좀 더 공식적인 문장으로 바꿔 줘" 또는 "친근한 어투로 변경해 줘"라고 요청하세요.
2. 자동화된 이메일 답변 설정
반복적인 이메일을 작성하는 시간이 아깝다면 자동화된 답변 템플릿을 활용하세요.
자동화 이메일 답변 예시
"반복적으로 오는 고객 문의 이메일에 대한 자동 응답 템플릿을 만들어 줘"
이렇게 하면 고객 문의에 대해 빠르게 응답할 수 있는 이메일 초안이 완성됩니다.
활용 팁:
Gmail이나 Outlook의 자동 응답 기능과 ChatGPT가 함께 사용되면 더욱 효율적입니다.
3. 이메일 요약 및 정리
긴 이메일을 읽을 시간이 없을 때 ChatGPT를 활용하면 핵심 내용만 요약해 줍니다.
이메일 요약 요청 예시
"이 이메일을 요약해서 핵심 내용만 정리해 줘"
ChatGPT는 긴 이메일에서 중요한 정보를 추출해 한눈에 보기 쉽게 요약해 줍니다.
4. ChatGPT로 이메일 제목 최적화
이메일을 보낼 때 제목이 중요합니다.
ChatGPT를 활용하면 더 효과적인 제목을 추천받을 수 있습니다.
이메일 제목 추천 요청 예시
"이 이메일의 제목을 더 흥미롭게 바꿔 줘"
ChatGPT는 명확하면서도 클릭하고 싶어지는 제목을 추천해 줍니다.
활용 팁:
제목을 변경할 때 클릭률을 높이는 키워드를 포함하면 더욱 효과적입니다.
5. 이메일 문법 및 스타일 체크
ChatGPT는 문법과 어휘를 자동으로 교정해 줄 수도 있습니다.
문법 체크 요청 예시
"이 이메일에서 문법 오류를 수정해 줘"
이제 실수 없이 완벽한 이메일을 보낼 수 있습니다.
활용 팁:
Grammarly 같은 AI 문법 도구와 함께 사용하면 더욱 정교한 검토가 가능합니다.
결론
ChatGPT를 활용하면 이메일 작성 속도가 빨라지고,
반복적인 업무를 줄이며, 더 효과적인 커뮤니케이션이 가능합니다.
이제 ChatGPT를 활용해 스마트한 이메일 업무를 시작해 보세요!
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